POKJA PELESTARIAN Beranggotakan 2 orang (Koordinator dan anggota) Tugas dan Tanggung jawab Pokja Pelestarian adalah : mengelola dan melaksanakan hasil-hasil kegiatan yang telah didanai oleh MP3KI secara terbuka dan melibatkan masyarakat, dalam hal : a. Menyiapkan regulasi dan struktur organisasi yang jelas dari setiap kluster terhadap pelestarian kegiatan kawasan yang sudah dibangun/dirintis. b. Memfasilitasi masyarakat antar desa yang mempunyai kegiatan bernilai ekonomis, sehingga terbentuk regulasi yang jelas dan berkekuatan hukum tentang: · Struktur organisasi pengelolaan kegiatannya · AD - ART pengelolaan yang mengikat bersama · Mekanisme pengelolaan yang berkelanjutan · Mekanisme bagi hasil yang mengikat semua pihak · Terarahnya rencana pengembangan yang ada, dengan penyempurnaan matriks renstra yang ada c. Mendorong seluruh komponen dan pemanfaat langsung dari kegiatan yang ada, untuk terus mengembangkan apa yang sudah ada, sehingga bisa tercapai tujuan kawasan yang disasar pada awal mula perencanaan d. Memastikan dari pihak desa penerima kegiatan senantiasa melestarikan kegiatan yang sudah dicapai dengan didorong untuk membuat Perdes pemeliharaan dan SK Tim Pemelihara e. Bekerjasama dengan TP3 di tiap desa
28 Oct 2014
STANDAR OPERASIONAL PROSEDUR POKJA PENGAWASAN DAN POKJA KEGIATAN PROGRAM PNPM MPD POLA KHUSUS MP3KI
POKJA PENGAWASAN Pokja Pengawasan adalah Pokja yang ditetapkan oleh MAD Penetapan Usulan untuk melakukan pengawasan terhadap pelaksanaan di lapangan. Beranggotakan 3 orang ( 1 orang koordinator dan 2 orang anggota ) Tugas dan Tanggung jawab : a. melakukan pemeriksaan dan evaluasi terhadap : · proses pelelangan · proses dan transaksi pengajuan dana dan pembayaran alokasi kegiatan yang ada · Catatan administrasi dan realisasi pengadaan Bahan, alat dan tenaga kerja di lapangan (Fisik) · Catatan administrasi dan realisasi tahapan kegiatan di lapangan(NonFisik) · Realisasi di lapangan, baik kualitas maupun kuantitasnya. b. Melakukan sertifikasi kegiatan, baik secara kualitas maupun kuantitas terhadap hasil kegiatan di lapangan c. Menyampaikan hasil pengawasan di forum MAD khusus LPJ maupun MAD khusus Serah Terima d. Berkoordinasi dengan BPD dan Tim Pemamtau Perempuan di tiap desa lokasi kegiatan MP3KI dalam melaksanakan pemantauan di lapangan e. Berkoordinasi dengan Ketua TPK, jika terjadi permasalahan di lapangan 4. POKJA KEGIATAN Beranggotakan : 3 orang Tugas dan Tanggung jawab Pokja Kegiatan adalah : mengelola dan melaksanakan kegiatan yang didanai oleh MP3KI secara terbuka dan melibatkan masyarakat. v Tahapan Kegiatan A. Persiapan Dasar : · Khusus Pelatihan/ magang (pengembangan SDM) : a. Membantu Pokja Pelelangan, dalam proses pelelangan paket pelatihan b. Mengatur RKTL pelaksanaan pelatihan/ magang c. Memobilisasi peserta pelatihan/ magang d. Berfungsi sebagai event organizer (EO) dalam kegiatan pelatihan / magang e. Membuat administrasi kegiatan, berupa : - Matriks dan kurikulum pelatihan - TOR Pelatihan - Modul Pelatihan - Absensi pelatihan - Notulensi kegiatan pelatihan - Dokumentasi kegiatan pelatihan · Khusus Fasilitas Dasar: o Infrastruktur : - mobilisasi tenaga kerja, dari proses pendaftaran calon tenaga kerja, syarat-syarat tenaga yang direkrut, jumlah kebutuhan tenaga dan komposisi idealnya, hingga pengorganisasian pelaksanaannya di lapangan. - membantu Pokja Pelelangan, membuat perencanaan pengadaan bahan, alat, dari proses pemesanan, urutan pemesanan, tempat droping berikut aturan volumenya, hingga penentuan penanggung jawab penerima material / checkernya - membantu TPK melaksanakan Trial pekerjaan sarpras bersama masyarakat dengan dipandu dari fasilitator Teknik dan PL. - melaksanakan kegiatan sesuai gambar dan spesifikasi rencana - membantu Pokja Pelelangan kaitan proses pelelangan di wilayah klusternya - membuat administrasi kegiatan, yaitu : · Buku Material, yang terdiri dari : Nota penerimaan, Catatan harian, dan rekap penerimaan material, · Absensi Tenaga Kerja · Rencana Penggunaan Dana (RPD) bersama TPK. · Dokumentasi kegiatan : a. 0-50-100 % b. Pembayaran tenaga kerja c. Proses tahapan kegiatan o Pengadaan Peralatan Teknis / Mesin: - membantu Pokja Pelelangan dari proses penentuan spesifikasi teknis, dan target kapasitas/ kemampuan alat yang diminta, serta survey harga - membuat perencanaan untuk penempatan alat berikut transportasinya (jika diperlukan) - melakukan uji coba terhadap alat/mesin yang ada, sekaligus melakukan IST terhadap pengoperasian alat tersebut - memastikan tempat service alat, jika terjadi kerusakan pada nantinya - memastikan dan memroses fasilitas garansi dari peralatan yang ada - membuat tanda/peneng kepemilikan dari alat yang ada - membuat administrasi kegiatan berupa: ü nota penerimaan barang ü garansi (jika ada) ü dokumentasi dari alat yang ada B. Proses Produksi dan Pemasaran: · Kegiatan Ekonomi produktif Melakukan managemen produksi: a. Pengelolaan bahan baku b. Pengelolaan alat bantu teknis c. Pengelolaan tenaga kerja d. Pengelolaan proses tahapan produksi (pembuatan hingga packing) e. Pengelolaan administrasi dan ATK f. Pengelolaan Pemasarannya · Kegiatan Jasa Melakukan managemen operasional : a. Pengelolaan tenaga kerja b. Pengelolaan fasilitas yang ada, baik infrastruktur maupun peralatannya c. Pengelolaan administrasi dan ATK d. Pengelolaan promosi / pemasarannya v Khusus proses produksi dan pemasaran, dengan melihat perkembangan rencana penganggaran dan proses pendanaan MP3KI (multi years atau tidak). v Melakukan evaluasi harian dan mingguan atas hasil pekerjaan yang dicapai terhadap target kualitas, kuantitas dan biaya yang ada. v Bersama Ketua TPK Kecamatan, menyampaikan laporan pertanggungjawaban kegiatan MP3KI dan kemajuan pelaksanaan kegiatan di setiap tahap pencairan dana melalui pertemuan Musyawarah Antar Desa khusus LPJ maupun Khusus MADST. v Bekerjasama dengan Pokja pelestari kegiatan, untuk memastikan kegiatan terus berjalan berkelanjutan, dengan membuat perencanaan: a. Struktur organisasi dari proses kegiatan Produksi hingga pemasaran dari tiap kegiatan ekonomi produktif yang ada b. Aturan legal formal (misal: AD ART) dari managemen pengelolaan dan keuangan yang ada c. Khusus jika terjadi pendanaan bersifat multi years, agar point a & b di atas, harus sudah siap sebelum MAD Serah Terima
STANDAR OPERASIONAL PROSEDUR TIM PENGADAAN/ TIM LELANG MASTERPLAN PERCEPATAN DAN PERLUASAN PENGURANGAN KEMISKINAN INDONESIA ( MP3KI )
POKJA PENGADAAN / PELELANGAN Kelompok Kerja (Pokja) Pengadaan / pelelangan beranggotakan 3 orang. Dengan komposisi 1 orang koordinator, dan 2 orang anggota. Mereka adalah warga desa yang mempunyai pengalaman dalam proses pelelangan dalam PNPM Mandiri Perdesaan regular. Tugas dan Tanggung jawab Pokja Pelelangan 1. Berkoordinasi dengan Pokja Kegiatan untuk mengidentifikasikan kebutuhan paket bahan, alat atau pelatihan dari kegiatan di masing-masing kluster, Khusus yang termasuk Tahapan Persiapan Dasar. Dengan ketentuan : a. Jika nilai > Rp 50 juta, harus proses lelang (minimal 3 peserta lelang) dengan pembukaan penawaran di muka forum umum. b. jika < dari 50 jt, proses survey (minimal 3 pembanding) dengan penentuan pemenang oleh Tim pelelangan, yang terdiri dari : Pokja pelelangan, wakil Pokja Kegiatan dan wakil TPK, dengan diketahui oleh wakil Pokja Pengawasan 2. Melakukan identifikasi dan menetapkan spesifikasi standar minimal dari setiap materi yang dilelangkan 3. Melakukan dan menetapkan syarat - syarat dan kriteria peserta lelang (calon supplier) yang berhak mengikuti lelang 4. Berkoordinasi dengan Pokja Kegiatan untuk membuat agenda proses pelaksanaan lelang di tiap-tiap kluster yang ada. Dari proses rapat persiapan hingga penandatanganan SPK. 5. Melakukan survey harga terakhir untuk menentukan Harga Perkiraan Sendiri (HPS / owner estimate) untuk semua materi yang dilelangkan dalam satu kecamatan 6. Menempelkan pengumuman proses pelelangan di setiap kluster yang berisi jadwal kegiatan, kebutuhan yang dilelangkan berikut volume dan spesifikasinya, beserta syarat dan kriteria supplier. 7. Menyiapkan dokumen lelang beserta penjelasannya. Termasuk di dalamnya adalah draft Surat Perjanjian kerja yang terdapat clausal yang mengatur mekanisme pengadaan di lapangan, penentuan volume dan kualitasnya, maupun hak dan kewajiban antara supplier dan TPK Kecamatan sebagai owner. 8. Bersama Ketua TPK dan Pokja Kegiatan, melakukan Sertifikasi calon suplier 9. Menyebarkan undangan ke calon peserta lelang 10. Mengadakan Penjelasan kepada calon supplier terhadap kebutuhan materi lelang yang dilelangkan, dengan menunjukkan kondisi riil di lapangan dan mekanisme penentuan pemenang lelang 11. Melaksanakan pelelangan inti ditiap kluster, Setelah pemenang lelang diketahui, diberi masa sanggah selama 3 hari terhadap hasil pelelangan. 12. Jika pada waktu pelelangan, harga satuan melebihi harga HPS, maka lelang diulang. 13. Jika tidak terjadi complain, maka SPK bisa ditandatangani antara supplier pemenang lelang dengan ketua TPK Kecamatan. 14. Jika terjadi complain, maka Pokja harus melakukan klarifikasi dan peninjauan ulang. Apakah masih menggunakan hasil pelelangan yang lama atau mengadakan pelelangan ulang. 15. Melaporkan hasil pelelangan yang ada kepada ketua TPK dan Forum MAD khusus LPJ maupun khusus MADST 16. Berkoordinasi dengan Ketua TPK, jika terjadi permasalahan di lapangan 17. Bersama bendahara dan Pokja kegiatan untuk melakukan perhitungan ulang terhadap hasil pelelangan yang ada. a. Jika terjadi over budget, segera diadakan Musdes kluster khusus kaitan untuk: menaikkan swadaya yang ada. Dan jika terjadi sisa anggaran, segera dimintakan revisi kegiatan untuk pengalokasian sisa anggaran yang ada. Bisa untuk menambah kualitas atau kuantitas pekerjaan, dimana revisi yang ada untuk disampaikan kepada masyarakat melalui forum MAD Khusus LPJ dengan ditindaklanjuti melalui media informasi yang ada. b. Jika terjadi kekurangan biaya total, dari akibat lelang, maka diusahakan untuk semaksimal mungkin menaikkan swadaya yang ada. 18. Membuat kelengkapan dokumen administrasi yang berkaitan dengan pelelangan berikut dokumentasi kegiatannya
Standar Operasuonal Prosedur Tim Pengelola (TPK) Kegiatan Program PNPM-MPd Pola Khusus MASTERPLAN PERCEPATAN DAN PERLUASAN PENGURANGAN KEMISKINAN INDONESIA ( MP3KI )
Tim Pengelola Kegiatan (TPK) Kecamatan TPK berasal dari anggota masyarakat yang dipilih melalui Musyawarah Antar Desa Penetapan Usulan yang secara umum mempunyai fungsi dan peran untuk mengelola dan melaksanakan kegiatan MP3KI di Kecamatan. TPK terdiri dari Ketua, sekertaris, dan bendahara diibantu oleh Pokja-pokja. TPK sebagai penanggung jawab operasional kegiatan di Kecamatan, mengoordinasikan pelaksanaan kegiatan di lapangan, pengelolaan administrasi dan keuangan program. Sekretaris dan Bendahara membantu Ketua TPK terutama dalam masalah administrasi dan keuangan. Pokja, membantu TPK dalam pelaksanaan di lapangan, sesuai dengan bidangnya. Tugas dan Tanggung jawab TPK Kecamatan adalah : a. mengelola dan melaksanakan kegiatan yang didanai oleh MP3KI secara terbuka dan melibatkan masyarakat b. melaksanakan SOP TPK Kecamatan yang sudah ditetapkan dalam forum MAD Penetapan usulan c. menyelenggarakan dan menyampaikan laporan pertanggungjawaban dana MP3KI dan kemajuan pelaksanaan kegiatan setiap tahap pencairan dana melalui pertemuan Musyawarah Antar Desa dan menempelkan data progres di papan informasi, d. menyelenggarakan Musyawarah Antar Desa yang diperlukan termasuk musyawarah dalam rangka perubahan kegiatan jika terjadi perubahan pekerjaan e. menyelenggarakan dan melaporkan pertanggungjawaban seluruh penggunaan dana MP3KI dan hasil akhir pelaksanaan kegiatan MP3KI melalui pertemuan Musyawarah Antar Desa, f. Membuat dan menandatangani Surat Perjanjian Pemberian Bantuan (SPPB) g. Membuat dan menandatangani Surat Kesanggupan Menyelesaikan Pekerjaan (SKMP) h. membuat dan menandatangani Surat Pernyataan Penyelesaian Pelaksanaan Kegiatan (SP3K) bersama PJOK. i. membuat rencana operasional kegiatan Ketua TPK Ketua TPK sebagai penanggung jawab kegiatan di Kecamatan. Tugas dan tanggung jawabnya adalah: 1. mengkoordinasi seluruh jajaran TPK dan POKJA yang ada, dan memastikan berjalan sesuai Tupoksi dan SOP TPK Kecamatan serta prinsip-prinsip MP3KI 2. bersama sekretaris, membuat dan ikut menandatangani pembuatan dokumen Surat Perjanjian Pemberian Bantuan (SPPB) dan dokumen kelengkapannya, memeriksa hasil notulensi kegiatan, menyiapkan kegiatan musyawarah-musyawarah dan jadwal rapat koordinasi, baik internal maupun eksternal 3. bersama Pokja Pelelangan, membuat rencana dan pelaksanaan proses pengadaan bahan dan alat, penentuan upah dan mengoordinasikan tenaga kerja, pembayaran insentif dan bahan sesuai ketentuan. Melakukan sertifikasi calon supplier. 4. bersama Pokja Pelelangan dan Pokja Kegiatan, berkoordinasi terhadap pengaruh hasil pelelangan terhadap RAB awal. Dengan penanganan sebagai berikut : a. Jika komulatif hasil pelelangan lebih kecil dari target biaya RAB, dikoordinasikan untuk membuat revisi untuk pengalokasian sisa anggarannya. b. Jika komulatif hasil pelelangan lebih besar dari target biaya dalam RAB, maka swadaya masyarakat untuk ditingkatkan 5. bersama Pokja kegiatan dan bendahara, membuat Rencana Penggunaan Dana (RPD) dengan menggunakan harga satuan sesuai dengan hasil lelang. RPD yang dimaksud sudah termasuk untuk anggaran kegiatan dan operasionalnya. Ketua TPK ikut bertanda tangan dalam dokumen ini. Yang boleh diajukan dalam RPD adalah item-item yang sudah terealisasi di lapangan. Juga membuat surat kuasa pembayaran kepada UPK untuk pembayaran semua bahan, alat atau paket pelatihan yang berasal dari hasil pelelangan yang bernilai > 50 jt 6. bersama Pokja-2 dan bendahara, membuat Laporan Penggunaan Dana (LPD) sesuai realisasi lapangan. Menandatangani berkas-berkas penarikan dan pencairan dana. 7. bersama bendahara, memeriksa buku kas umum TPK dan buku kas umum kluster. Mendorong penyelenggaraan administrasi yang tertib dan transparan. 8. bersama Pokja pengawasan, mememeriksa hasil kerja, realisasi dan administrasi dari penerimaan bahan, alat dan tenaga kerja. Ikut bertanda tangan dalam sertifikasi kegiatan yang hasilnya mendapat persetujuan dari PjOK dan Fasilitator Kecamatan, 9. bersama Pokja Pelestarian, mengkomunikasikan dengan pihak-pihak terkait untuk membuat dan menyiapkan draft aturan pemeliharaan dan pelestarian kegiatan di masing-masing kluster. Termasuk aturan mengenai pengelolaan dari kegiatan ekonomi produktif yang ada 10. berkoordinasi dengan semua Pokja untuk membuatan laporan bulanan dan mingguan TPK 11. memberikan laporan pertanggungjawaban kepada masyarakat pada forum MAD Khusus LPJ.1 dan 2 serta MAD Khusus Serah Terima 12. memimpin TPK Kecamatan dalam rapat perencanaan, pra pelaksanaan, evaluasi dan koordinasi dengan semua pihak . 13. membuat dan menandatangani Berita Acara Revisi hasil musyawarah desa, jika terjadi perubahan pekerjaan dari rencana. 14. menandatangani Surat Perjanjian Pemberian Bantuan (SPPB), Buku Kas Umum, Laporan Penyelesaian Pelaksanaan Kegiatan (LP2K), Surat Kesanggupan Menyelesaikan Pekerjaan (SKMP), Surat Pernyataan Penyelesaian Pelaksanaan Kegiatan (SP3K), 15. mempelajari dan menanggapi terhadap catatan Fasilitator Kecamatan/ Pihak Kabupaten di Buku Bimbingan, meneruskan bimbingan kepada anggota TPK lainnya dan Pokja yang ada, 16. wajib menyampaikan informasi yang dibutuhkan untuk keperluan audit MP3KI Sekretaris Tugas dan tanggung jawab sekretaris TPK meliputi: 1. bersama Ketua TPK, membuat dokumen Surat Perjanjian Pemberian Bantuan (SPPB) dan dokumen kelengkapannya 2. membantu Ketua TPK dalam menyiapkan proses MAD Khusus LPJ dan Serah Terima dan kegiatan musyawarah lainnya. 3. menjadi Notulen di semua kegiatan musyawarah TPK. 4. menyiapkan kegiatan rapat - rapat koordinasi antar dan internal pelaku MP3KI yang ada. 5. menyajikan informasi tentang kegiatan MP3KI dan laporan penggunaan dana kepada masyarakat melalui papan informasi, 6. memperbarui informasi dan laporan penggunaan dana yang ditempel dalam papan informasi 7. membantu Ketua TPK dalam pembuatan Laporan Bulanan dan mingguan 8. mengadministrasikan dan mengarsipkan seluruh dokumen dan berkas administrasi MP3KI, baik dari proses perencanaan, pelaksanaan, maupun pelestariannya 9. memelihara / menjaga semua arsip. 10. menyiapkan buku bimbingan, dan menyampaikan isi bimbingan yang ada kepada seluruh komponen TPK 11. membuat dan mengarsipkan seluruh surat masuk dan keluar. 12. menyiapkan kebutuhan ATK untuk keperluan administrasi 7 MAP dari seluruh kegiatan yang ada Bendahara Tugas dan tanggung jawab bendahara TPK Kecamatan meliputi : Umum : 1. membuat buku kas umum TPK beserta kelengkapannya 2. menyiapkan administrasi untuk pengajuan dan pengambilan dana MP3KI 3. bersama Pokja, membuat Rencana Penggunaan Dana (RPD) dengan menggunakan harga satuan sesuai dengan hasil lelang. RPD yang dimaksud sudah termasuk untuk anggaran kegiatan dan operasionalnya. 4. yang boleh diajukan dalam RPD adalah item-item yang sudah terealisasi di lapangan. Dengan jangka waktu pengajuan adalah tiap minggu 5. bersama Pokja-Pokja, membuat Laporan Penggunaan Dana (LPD) sesuai realisasi lapangan. Yang kemudian dilaporkan kepada Ketua TPK 6. menerima laporan berkas bahan LPD dari tiap Pokja Kegiatan yang ada, berikut lampirannya, yaitu : · Buku kas Umum Pokja Kegiatan · Buku Material : Surat Order, Nota penerimaan, Catatan harian dan Rekap material · Buku Tenaga Kerja (Baik yang system harian atau borongan) 7. Menjaga dan mengontrol realisasi anggaran untuk tidak melampaui RAB yang ada, baik untuk kegiatan maupun operasionalnya. 8. melaksanakan pencatatan pada Buku Kas Umum TPK, setiap penerimaan dan pengeluaran sesuai dengan penggunaannya dan aturan yang telah ditetapkan 9. Berkoordinasi dengan Pokja Pelelangan, dalam hal hasil pelelangan yang telah dilakukan. Guna cross check dengan data administrasi yang ada. Khusus, 1. Bendahara, menyimpan dan menjaga seluruh uang kas kegiatan MP3KI 2. Melakukan pembayaran secara langsung ke supplier ataupun tenaga kerjanya
