POKJA PENGADAAN / PELELANGAN Kelompok Kerja (Pokja) Pengadaan / pelelangan beranggotakan 3 orang. Dengan komposisi 1 orang koordinator, dan 2 orang anggota. Mereka adalah warga desa yang mempunyai pengalaman dalam proses pelelangan dalam PNPM Mandiri Perdesaan regular. Tugas dan Tanggung jawab Pokja Pelelangan 1. Berkoordinasi dengan Pokja Kegiatan untuk mengidentifikasikan kebutuhan paket bahan, alat atau pelatihan dari kegiatan di masing-masing kluster, Khusus yang termasuk Tahapan Persiapan Dasar. Dengan ketentuan : a. Jika nilai > Rp 50 juta, harus proses lelang (minimal 3 peserta lelang) dengan pembukaan penawaran di muka forum umum. b. jika < dari 50 jt, proses survey (minimal 3 pembanding) dengan penentuan pemenang oleh Tim pelelangan, yang terdiri dari : Pokja pelelangan, wakil Pokja Kegiatan dan wakil TPK, dengan diketahui oleh wakil Pokja Pengawasan 2. Melakukan identifikasi dan menetapkan spesifikasi standar minimal dari setiap materi yang dilelangkan 3. Melakukan dan menetapkan syarat - syarat dan kriteria peserta lelang (calon supplier) yang berhak mengikuti lelang 4. Berkoordinasi dengan Pokja Kegiatan untuk membuat agenda proses pelaksanaan lelang di tiap-tiap kluster yang ada. Dari proses rapat persiapan hingga penandatanganan SPK. 5. Melakukan survey harga terakhir untuk menentukan Harga Perkiraan Sendiri (HPS / owner estimate) untuk semua materi yang dilelangkan dalam satu kecamatan 6. Menempelkan pengumuman proses pelelangan di setiap kluster yang berisi jadwal kegiatan, kebutuhan yang dilelangkan berikut volume dan spesifikasinya, beserta syarat dan kriteria supplier. 7. Menyiapkan dokumen lelang beserta penjelasannya. Termasuk di dalamnya adalah draft Surat Perjanjian kerja yang terdapat clausal yang mengatur mekanisme pengadaan di lapangan, penentuan volume dan kualitasnya, maupun hak dan kewajiban antara supplier dan TPK Kecamatan sebagai owner. 8. Bersama Ketua TPK dan Pokja Kegiatan, melakukan Sertifikasi calon suplier 9. Menyebarkan undangan ke calon peserta lelang 10. Mengadakan Penjelasan kepada calon supplier terhadap kebutuhan materi lelang yang dilelangkan, dengan menunjukkan kondisi riil di lapangan dan mekanisme penentuan pemenang lelang 11. Melaksanakan pelelangan inti ditiap kluster, Setelah pemenang lelang diketahui, diberi masa sanggah selama 3 hari terhadap hasil pelelangan. 12. Jika pada waktu pelelangan, harga satuan melebihi harga HPS, maka lelang diulang. 13. Jika tidak terjadi complain, maka SPK bisa ditandatangani antara supplier pemenang lelang dengan ketua TPK Kecamatan. 14. Jika terjadi complain, maka Pokja harus melakukan klarifikasi dan peninjauan ulang. Apakah masih menggunakan hasil pelelangan yang lama atau mengadakan pelelangan ulang. 15. Melaporkan hasil pelelangan yang ada kepada ketua TPK dan Forum MAD khusus LPJ maupun khusus MADST 16. Berkoordinasi dengan Ketua TPK, jika terjadi permasalahan di lapangan 17. Bersama bendahara dan Pokja kegiatan untuk melakukan perhitungan ulang terhadap hasil pelelangan yang ada. a. Jika terjadi over budget, segera diadakan Musdes kluster khusus kaitan untuk: menaikkan swadaya yang ada. Dan jika terjadi sisa anggaran, segera dimintakan revisi kegiatan untuk pengalokasian sisa anggaran yang ada. Bisa untuk menambah kualitas atau kuantitas pekerjaan, dimana revisi yang ada untuk disampaikan kepada masyarakat melalui forum MAD Khusus LPJ dengan ditindaklanjuti melalui media informasi yang ada. b. Jika terjadi kekurangan biaya total, dari akibat lelang, maka diusahakan untuk semaksimal mungkin menaikkan swadaya yang ada. 18. Membuat kelengkapan dokumen administrasi yang berkaitan dengan pelelangan berikut dokumentasi kegiatannya
Posted in: PNPM Mandiri Perdesaan
0 comments:
Post a Comment