Tim Pengelola Kegiatan (TPK) Kecamatan TPK berasal dari anggota masyarakat yang dipilih melalui Musyawarah Antar Desa Penetapan Usulan yang secara umum mempunyai fungsi dan peran untuk mengelola dan melaksanakan kegiatan MP3KI di Kecamatan. TPK terdiri dari Ketua, sekertaris, dan bendahara diibantu oleh Pokja-pokja. TPK sebagai penanggung jawab operasional kegiatan di Kecamatan, mengoordinasikan pelaksanaan kegiatan di lapangan, pengelolaan administrasi dan keuangan program. Sekretaris dan Bendahara membantu Ketua TPK terutama dalam masalah administrasi dan keuangan. Pokja, membantu TPK dalam pelaksanaan di lapangan, sesuai dengan bidangnya. Tugas dan Tanggung jawab TPK Kecamatan adalah : a. mengelola dan melaksanakan kegiatan yang didanai oleh MP3KI secara terbuka dan melibatkan masyarakat b. melaksanakan SOP TPK Kecamatan yang sudah ditetapkan dalam forum MAD Penetapan usulan c. menyelenggarakan dan menyampaikan laporan pertanggungjawaban dana MP3KI dan kemajuan pelaksanaan kegiatan setiap tahap pencairan dana melalui pertemuan Musyawarah Antar Desa dan menempelkan data progres di papan informasi, d. menyelenggarakan Musyawarah Antar Desa yang diperlukan termasuk musyawarah dalam rangka perubahan kegiatan jika terjadi perubahan pekerjaan e. menyelenggarakan dan melaporkan pertanggungjawaban seluruh penggunaan dana MP3KI dan hasil akhir pelaksanaan kegiatan MP3KI melalui pertemuan Musyawarah Antar Desa, f. Membuat dan menandatangani Surat Perjanjian Pemberian Bantuan (SPPB) g. Membuat dan menandatangani Surat Kesanggupan Menyelesaikan Pekerjaan (SKMP) h. membuat dan menandatangani Surat Pernyataan Penyelesaian Pelaksanaan Kegiatan (SP3K) bersama PJOK. i. membuat rencana operasional kegiatan Ketua TPK Ketua TPK sebagai penanggung jawab kegiatan di Kecamatan. Tugas dan tanggung jawabnya adalah: 1. mengkoordinasi seluruh jajaran TPK dan POKJA yang ada, dan memastikan berjalan sesuai Tupoksi dan SOP TPK Kecamatan serta prinsip-prinsip MP3KI 2. bersama sekretaris, membuat dan ikut menandatangani pembuatan dokumen Surat Perjanjian Pemberian Bantuan (SPPB) dan dokumen kelengkapannya, memeriksa hasil notulensi kegiatan, menyiapkan kegiatan musyawarah-musyawarah dan jadwal rapat koordinasi, baik internal maupun eksternal 3. bersama Pokja Pelelangan, membuat rencana dan pelaksanaan proses pengadaan bahan dan alat, penentuan upah dan mengoordinasikan tenaga kerja, pembayaran insentif dan bahan sesuai ketentuan. Melakukan sertifikasi calon supplier. 4. bersama Pokja Pelelangan dan Pokja Kegiatan, berkoordinasi terhadap pengaruh hasil pelelangan terhadap RAB awal. Dengan penanganan sebagai berikut : a. Jika komulatif hasil pelelangan lebih kecil dari target biaya RAB, dikoordinasikan untuk membuat revisi untuk pengalokasian sisa anggarannya. b. Jika komulatif hasil pelelangan lebih besar dari target biaya dalam RAB, maka swadaya masyarakat untuk ditingkatkan 5. bersama Pokja kegiatan dan bendahara, membuat Rencana Penggunaan Dana (RPD) dengan menggunakan harga satuan sesuai dengan hasil lelang. RPD yang dimaksud sudah termasuk untuk anggaran kegiatan dan operasionalnya. Ketua TPK ikut bertanda tangan dalam dokumen ini. Yang boleh diajukan dalam RPD adalah item-item yang sudah terealisasi di lapangan. Juga membuat surat kuasa pembayaran kepada UPK untuk pembayaran semua bahan, alat atau paket pelatihan yang berasal dari hasil pelelangan yang bernilai > 50 jt 6. bersama Pokja-2 dan bendahara, membuat Laporan Penggunaan Dana (LPD) sesuai realisasi lapangan. Menandatangani berkas-berkas penarikan dan pencairan dana. 7. bersama bendahara, memeriksa buku kas umum TPK dan buku kas umum kluster. Mendorong penyelenggaraan administrasi yang tertib dan transparan. 8. bersama Pokja pengawasan, mememeriksa hasil kerja, realisasi dan administrasi dari penerimaan bahan, alat dan tenaga kerja. Ikut bertanda tangan dalam sertifikasi kegiatan yang hasilnya mendapat persetujuan dari PjOK dan Fasilitator Kecamatan, 9. bersama Pokja Pelestarian, mengkomunikasikan dengan pihak-pihak terkait untuk membuat dan menyiapkan draft aturan pemeliharaan dan pelestarian kegiatan di masing-masing kluster. Termasuk aturan mengenai pengelolaan dari kegiatan ekonomi produktif yang ada 10. berkoordinasi dengan semua Pokja untuk membuatan laporan bulanan dan mingguan TPK 11. memberikan laporan pertanggungjawaban kepada masyarakat pada forum MAD Khusus LPJ.1 dan 2 serta MAD Khusus Serah Terima 12. memimpin TPK Kecamatan dalam rapat perencanaan, pra pelaksanaan, evaluasi dan koordinasi dengan semua pihak . 13. membuat dan menandatangani Berita Acara Revisi hasil musyawarah desa, jika terjadi perubahan pekerjaan dari rencana. 14. menandatangani Surat Perjanjian Pemberian Bantuan (SPPB), Buku Kas Umum, Laporan Penyelesaian Pelaksanaan Kegiatan (LP2K), Surat Kesanggupan Menyelesaikan Pekerjaan (SKMP), Surat Pernyataan Penyelesaian Pelaksanaan Kegiatan (SP3K), 15. mempelajari dan menanggapi terhadap catatan Fasilitator Kecamatan/ Pihak Kabupaten di Buku Bimbingan, meneruskan bimbingan kepada anggota TPK lainnya dan Pokja yang ada, 16. wajib menyampaikan informasi yang dibutuhkan untuk keperluan audit MP3KI Sekretaris Tugas dan tanggung jawab sekretaris TPK meliputi: 1. bersama Ketua TPK, membuat dokumen Surat Perjanjian Pemberian Bantuan (SPPB) dan dokumen kelengkapannya 2. membantu Ketua TPK dalam menyiapkan proses MAD Khusus LPJ dan Serah Terima dan kegiatan musyawarah lainnya. 3. menjadi Notulen di semua kegiatan musyawarah TPK. 4. menyiapkan kegiatan rapat - rapat koordinasi antar dan internal pelaku MP3KI yang ada. 5. menyajikan informasi tentang kegiatan MP3KI dan laporan penggunaan dana kepada masyarakat melalui papan informasi, 6. memperbarui informasi dan laporan penggunaan dana yang ditempel dalam papan informasi 7. membantu Ketua TPK dalam pembuatan Laporan Bulanan dan mingguan 8. mengadministrasikan dan mengarsipkan seluruh dokumen dan berkas administrasi MP3KI, baik dari proses perencanaan, pelaksanaan, maupun pelestariannya 9. memelihara / menjaga semua arsip. 10. menyiapkan buku bimbingan, dan menyampaikan isi bimbingan yang ada kepada seluruh komponen TPK 11. membuat dan mengarsipkan seluruh surat masuk dan keluar. 12. menyiapkan kebutuhan ATK untuk keperluan administrasi 7 MAP dari seluruh kegiatan yang ada Bendahara Tugas dan tanggung jawab bendahara TPK Kecamatan meliputi : Umum : 1. membuat buku kas umum TPK beserta kelengkapannya 2. menyiapkan administrasi untuk pengajuan dan pengambilan dana MP3KI 3. bersama Pokja, membuat Rencana Penggunaan Dana (RPD) dengan menggunakan harga satuan sesuai dengan hasil lelang. RPD yang dimaksud sudah termasuk untuk anggaran kegiatan dan operasionalnya. 4. yang boleh diajukan dalam RPD adalah item-item yang sudah terealisasi di lapangan. Dengan jangka waktu pengajuan adalah tiap minggu 5. bersama Pokja-Pokja, membuat Laporan Penggunaan Dana (LPD) sesuai realisasi lapangan. Yang kemudian dilaporkan kepada Ketua TPK 6. menerima laporan berkas bahan LPD dari tiap Pokja Kegiatan yang ada, berikut lampirannya, yaitu : · Buku kas Umum Pokja Kegiatan · Buku Material : Surat Order, Nota penerimaan, Catatan harian dan Rekap material · Buku Tenaga Kerja (Baik yang system harian atau borongan) 7. Menjaga dan mengontrol realisasi anggaran untuk tidak melampaui RAB yang ada, baik untuk kegiatan maupun operasionalnya. 8. melaksanakan pencatatan pada Buku Kas Umum TPK, setiap penerimaan dan pengeluaran sesuai dengan penggunaannya dan aturan yang telah ditetapkan 9. Berkoordinasi dengan Pokja Pelelangan, dalam hal hasil pelelangan yang telah dilakukan. Guna cross check dengan data administrasi yang ada. Khusus, 1. Bendahara, menyimpan dan menjaga seluruh uang kas kegiatan MP3KI 2. Melakukan pembayaran secara langsung ke supplier ataupun tenaga kerjanya
Posted in: PNPM Mandiri Perdesaan
0 comments:
Post a Comment